Висшето училище въвежда авангардна електронна администрация

Казват, че в човешката имунна система има два вида клетки – „наивни“ и „клетки-памет“. Клетките памет са тези, които вече са се срещали с предизвикателствата на враждебните вируси и са изградили имунитет. Те стоят и чакат да се появи същият вирус, за да се справят с него с един мощен и точен замах. Другите клетки, наивните, са тези, които са индикатор на всичко ново, с което се срещаме. Казват, че човек трябва да полага особени грижи, за да обновява организма си с „наивни“ клетки, защото само така може да остане млад, умен, здрав и гъвкав.

Удивително е как наистина, както казват поетите, няма разлика между микрокосмоса и макрокосмоса. „Наивните клетки“ на обществото ни - студентите, учениците, младите хора, жадни за нови преживявания. Те също се нуждаят от особено внимание и грижа.

Да улесниш преподаването на една трудна материя, да я направиш интересна за младата аудитория не е задължително, но е въпрос на престиж и чест за всеки уважаващ себе си преподавател. 

Когато един университет работи с изявени преподаватели и е подбрал в залите си „каймака“ на студентската общност, за него не е задължително да предоставя най-добрите възможни условия на труд, но ако прави и това, то той си гарантира място не само сред успешните, но и  сред най-престижните университети в света. Точно този път е избрало и Висшето училище по застраховане и финанси в София.

Идеята

Само преди дни ВУЗФ представи пред отбрана аудитория от университетски преподаватели, студенти и гости поредната успешно одобрена за финансиране от ЕС програма за оптимизиране на работата във висшето училище.

Проектът „Усъвършенстване на системата за управление на качеството на ВУЗФ и повишаване на качеството на предлаганите услуги чрез подобряване и оптимизиране на работните процеси” се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз. Общата стойност на проекта е 310 400 лв., които ще бъдат усвоени в продължение на една година и половина.

Усъвършенстване на системата за управление във Висше училище по застраховане и финанси и повишаване на качеството на предлаганите услуги са основните цели, заложени в проекта. Ще се обърне специално внимание на всички системи за управление на качеството, системата за администриране на процесите, системата за информационно обслужване на учебната дейност, както и системата за събиране на информация за научно-изследователска дейност.

Целта

Служителите на ВУЗФ ще могат да използват интегрирана уеб-система за управление на  работата си. Ще може да бъде осъществявана лесна и бърза координация в работата на всички отдели във висшето учебно заведение по различни проекти или по конкретни задачи. Те ще могат да ползват всички модели на документи, стандарти и процедури, съгласно системата за управление на качеството. От друга страна преподавателите на трудов и граждански договор във ВУЗФ ще могат чрез системата да координират и управляват своето време, да правят справки за своята заетост, но и да комуникират със студентите и да нанасят електронно резултатите от проведените изпити.

Незаменими са и ползите за студентите на ВУЗФ, които чрез факултетен номер и ЕГН ще могат да ползват системата за проверка на резултати от положени изпити, да следят своето студентско състояние, в това число взети изпити, платени такси и др. Висшето училище оставя в миналото и една досадна и неприятна дейност, която студентите навсякъде по света недолюбват — изваждане на документи като уверения и индивидуални протоколи. Тези дейности обучаващите се за финансисти ще могат вече да правят по електронен път. Студентите ще могат също така да проверяват учебния си график и учебен план чрез новата система.

Начинът

За да се извършат всички тези промени, ангажираните в осъществяването на амбициозния проект специалисти ще предприемат през идните 18 месеца редица дейности. На първо място сред дейностите е поставен анализът и оптимизирането на основните и спомагателни работни процеси във ВУЗФ по „Обучение на студенти, специализанти и курсисти и научно-изследователска дейност“. На следващо място е поставена дейността по актуализация на стандартите, процедурите и вътрешните правила за работа на ВУЗФ и Системата за управление на качеството (СУК). Развитието и интегрирането на информационните ресурси за повишаване качеството на управлението във ВУЗФ чрез изграждане на специализирана интегрирана уеб система за управление на процесите във ВУЗФ е следващата задача, с която специалистите ще трябва да се справят в хода на работата си. За тази цел ще трябва да се извърши и доставка на хардуерно оборудване. Предвидена е и визуализация на проекта, както и външен одит на направените разходи по управление на проекта.

Резултатът

Изпълнението на основните дейности ще доведе до няколко важни за бъдещата работа на университета резултати. На базата на изготен доклад и препоръки за повишаване на ефективността на работните процеси съставения модел за оптимизиране на процесите и изработените детайлни процедури за всеки процес ще бъде извършена и актуализация на вътрешни правила и актуализация на системата за управление на качеството. В това число са предвидени и дейности по внедряване на указанията и изискванията на ISO 9004:2009 и ISO/IWA2:2007. Ще бъде направена разработка и внедряване на специализирана интегрирана система за управление на процесите във ВУЗФ, която обхваща препоръките от направените в рамките на проекта препоръки и ще бъде оптимизирана работата на всички звена в организацията - ръководство, служители, преподаватели, студенти и ползватели (работодатели и партньори).

Черно на бяло

За да се достигне до тези цели обаче, ще бъдат необходими целенасочени усилия от целия екип, ангажиран с осъществяването на проекта. За да се насочат усилията в правилната посока ще бъдат анкетирани потребители на предоставяните от ВУЗФ услуги и участници в основните и спомагателните процеси. Мнения ще бъдат взети от 120 служители, студенти, преподаватели и работодатели.

Ще бъде изготвен доклад и препоръки за последващо актуализиране на вътрешни правила, актуализиран наръчник  и процедури по качеството в съответствие с изискванията на ISO 9001:2008 и съобразени с препоръки на ISO 9004:2009 и ISO/IWA 2:2007, както и ,разбира се, „Специализирана интегрирана уеб система за управление на процесите във ВУЗФ“. Висшето училище ще разполага и с отделен сървър, който да обслужва специфичната нова система, както и двама специално обучени по програмата IT специалисти за работа и поддръжка на новата електронна система. Двадесет и пет са служителите на ВУЗФ, които ще преминат през специално обучение за работа с новото електронно удобство, а преподавателите, които ще имат тази възможност, са 74. Ще бъдат отпечатани и 500 информационни брошури, както и информационни стикери и табели.

Думата „бюрокрация“ се слави с не особено добра слава. Причината за това е, че прилагателните, които обикновено вървят с нея, са „тромава“, „досадна“ и „мудна“. Обикновено бюрокрацията се вързпиема като необходимо зло, защото, когато масивът от информация, както и обслужваните клиенти, ползващи се от услугите на една компания, институция или учебно заведение нарастват, необходимостта от добре смазана административна машина става крещяща. И всяка институция се справя както може. Как може да се справя с бюрократичните предизвикателства Висшето училище по застраховане и финанси е очевидно именно от крачки като тази, на която сме свидетели сега. Вярно е, че администрацията на ВУЗФ никога не се е ползвала с „привилегията“ да бъде сред тези, които сме свикнали да възприемаме като изнервящо, необходимо зло. Проектът, който стартира ВУЗФ, е доказателство, че дори да имаш една от най-добрите бюрократични системи можеш, да се стремиш към нещо още по-добро.