Комплектоване, класифициране и текуща експертиза в застрахователния архив

И до днес темата за организацията и експертизата на застрахователните архиви не е достатъчно развита, поради което си поставихме за задача накратко да разгледаме този проблем, законовата база, върху която се изгражда, както и методологията при архивиране на застрахователните документи. С оглед на това се върнахме назад в историята към комплектуваните фондове в държавните архиви, свързани със застрахователната дейност. “Да се застраховаме”, “Бели пари за черни дни”, “Предпочитай своето пред чуждото”, “Едно средство за сигурно обогатяване”… Така някогашните застрахователи са призовавали хората да се застраховат…. И са имали безспорен успех.

Това намираме в “Пътеводителите по фондовете на държавните архиви” на Централния държавен исторически архив и на Централния държавен архив на Република България. Тогава са били приети на съхранение документалните фондове на едни от първите застрахователни дружества като “Първо Българско застрахователно дружество България”. Едно мощно дружество, за което се казва, че “притежава големи фондове и имоти”; негови са сградите на бул. “Цар Освободител” №6, включително хотел “България”, концертната зала и прочие”. Да не се впускаме в изреждане на множеството застрахователни дружества, създадени през периода 1891-1946 г., но не можем да отминем такива като “Балкан живот”, ”Виктория”, ”Български Юнион”, ”Общо българско застрахователно дружество “Орел”, ”Народна взаимоспомагателна кооперация “Задруга”, “Испански феникс” и др. Длъжни сме да отбележим и фонда на “Държавен надзор върху частните застрахователни предприятия”, който е действал в периода от 1908 г. до 1946 г., преди да бъдат одържавени застрахователните дружества. Интересна е структурата и пълнотата на тези фондове, свързани с организирането на застраховането в България и създадения по предложение на Андрей Ляпчев Закон за застраховането със следните ръководни органи - Държавен надзор със съвет и дирекция към него. Оттук следва една класификационна структура на фонда (която от днешна гледна точка е доста непълна), в която са включени следните раздели: материали по образуването на Държавния надзор; материали на ръководните органи; документи от разпоредителен характер; книга на акционерите; счетоводна книга.

И тъй като фондовете са били комплектувани преди тридесет и повече години, архивистите тогава са счели за необходимо да вземат документите, които в най-пълна степен отразяват създаването на застрахователните дружества, на Държавния надзор и най-вече на материалите по Закона за застраховането. Интересно е и това, че са запазени акционерните книги, материалите по различните видове застраховки, нотариалните актове на сгради, в които са се помещавали застрахователните дружества, упътвания и тарифи по застраховките и документи от различните видове застраховки. По-интересни от тях са застраховки “Военен и авиационен риск”, “Риск при земетресение”, ”Злополука”, ”Автомобили”, “Кражба” ,”Гражданска отговорност”, “Транспорт на сухо и по вода”, “Живот”, “Пожар” , “Еврейски спестявания” , “Против нещастни случаи” и др.

Днес вече няма застраховки като “Военен риск” при животозастрахователната общност. Застраховките са правени през мирно време, обаче вероятността от война, надвиснала над България, е карала застрахователите да питат хората биха ли се застраховали при: вероятност от изгубване на война; вероятност лицето да вземе участие във война; вероятност за смърт при непосредствено участие.

Друга интересна застраховка е т. нар. “Задължителна застраховка на добитък”. След Ньойския договор са сравнявали Царство България с европейска Швейцария. България е имала 10 314 020 хектара обработваема земя и изключително развито скотовъдство. Тогава е имало задължителна застраховка на работния добитък - коне, мулета, магарета, говеда, биволи, овце, кози, свине и домашни птици. Същата тази застраховка е била задължителна и в чужбина.

Дотук с историята. Какво обаче става в един съвременен застрахователен архив? Ще се опитаме да споделим своя опит при създаването на съвременен, изграден на основата на архивната теория и практика, компютъризиран застрахователен архив, какъвто е този на “Алианц България Холдинг”.

Всеки съвременен архив, би бил той частен или държавен, е задължително да бъде изграден методологически и практически на основата на действащото законодателство в Република България. Независимо от това дали в пълнота е засегнат проблемът с архивите и тяхното комплектуване, дали се нуждаят от поправки или не самите закони, те трябва стриктно да се спазват.

Архивите на всяка институция е задължително да се съхраняват правилно и надеждно, защото при възникване дори на един съдебен спор единственото доказателство засега са само оригиналните документи със задължителните реквизити върху тях - подпис, печат, дата и пр. С тези доказателства институцията, която съхранява законосъобразно своя архив, гарантира пред клиентите си стабилен имидж.

В основата на създаването на методологията на един архив стои доброто познаване, както и перфектното третиране на няколко закона: Закона за държавния архивен фонд, Закона за застраховането, Закона за счетоводството, Закона за държавния финансов контрол, Търговския закон и Закона за класифицираната информация. Първият закон – ЗДАФ, е един архаичен закон (обн. ДВ, бр. 54 от 1974 г., изм. и доп. бр. 63 от 1976 г., бр. 35 от 1977 г., бр. 55 от 1987 г. и бр. 12 от 1993 г. , който задължително се нуждае от спешни поправки на принципните положения, свързани със сроковете на съхранение на документите. В Закона за застраховането въпросът с документите е засегнат само в Чл. 37(4), цитирам: ”Клонът съхранява документите, отнасящи се до неговата дейност по ал. І в седалището си”. И толкова. Не става и дума за това кои документи и в какъв срок трябва да бъдат запазени и респективно кои и кога да бъдат унищожени. Това в никакъв случай не решава проблема с архивирането на застрахователните документи. Ако вземем Закона за счетоводството, там проблемът за документите се третира само в чл. 45, където освен баланси, съхранявани 50 години, регистри – 10 години, и “други” със срок 3 години, никакви документи не се споменават. Не е разгледан подробно въпросът с документите, обобщени под термина “други”, където е задължително да се уточнят документи, които в никакъв случай не бива да се поставят под общ знаменател като “други”. Това поражда въпроси, които могат да се разглеждат многоаспектно, а това открай време затруднява архивистите при опита им да спазват тези закони. Те са взаимно свързани в онези части, които третират проблема с архивната документация и обособяват законодателната база, върху която се гради методологията на застрахователния архив. Ние процедирахме при създаването и класификацията на архивната документация в “Алианц България Холдинг”, съобразявайки се с тях. При строго спазване на горепосочените закони и на принципа на хоризонталата (т. е. не на принципа на йерархическото подчинение, а на съподчинението в структурно отношение), основавайки се на спецификата на дейността и особеностите на всяко дружество, бяха създадени пет различни архивни номенклатури на делата на следните дружества: “България Нет” АД, ЗПАД ”Алианц България”, ЗАД ”Алианц България Живот”, ЗАД ”Енергия” и ТБ “Алианц България” АД.

Какво означава това на популярен език? Това означава изграждането на индивидуални номенклатури на делата за всяко отделно дружество със срокове на тяхното съхранение, степен на тяхната секретност и нивото на достъп до тях според спецификата на дейността им. Създаден бе методически документ, който сам по себе си представлява сбор от три отделни указания - за сроковете на съхранение, за нивото на достъпа и за степента на секретността им. И още нещо - архивните номенклатури са съставени на структурно-функционалния принцип. В някои надделяват едни функции, тъй като дейностите са диференцирани, при други има превес на други дейности, свързани със създаването на различни застрахователни продукти.

Създаването на този Обединен архив на практика се оказа едно огромно предизвикателство - поради голямото многообразие на видовете документи, свързани с различните застрахователни продукти.

От методологическа и практическа гледна точка се оказа възможно да се създаде Обединен архив със специфична класификационна схема и съответните топографски указатели към него (номер на стелаж, ред, клетка). От този Обединен архив изключение правят само архивите на ТБ “Алианц България” АД и на пенсионното дружество – ПОД “Алианц България” АД, които имат индивидуални Типови списъци на видовете документи, с които работят, а архивните им помещения са териториално отдалечени от това на Обединения архив. В търсенето на най-правилното комплектоване на документите след анкети във всички отдели, дирекции и управления на холдинга трябваше да се открие оптималният начин за описване на съществуващата документация, която се генерира в дружествата. И това става възможно, като се открие основният водещ документ и съпътстващите го документи, които се описват задължително в съответната анотация. Ето един пример:

290-05 “Индустриален пожар”

290-05-01Документи по ЗП: 1. Писмено предложение, общи условия

2. Счетоводни документи

290-05-02 Документи при събитие/щета :

1. Писмено предизвестие, договор за застраховка, документи за движимо и недвижимо имущество, констативни протоколи на МВР и противопожарна охрана, заключение на вещо лице и т .н.

2. Счетоводни документи.

По начина, по който е формулирана тази анотация, водещ документ се явява договорът за застраховка, а останалите документи при настъпило събитие са съпътстващи. Основни документи могат да бъдат договор, доклад, указания, техническа документация, досие и т. н. Към тях се прилагат съответните документи - приложения, които обособяват цялостната анотация на архивната единица.

Номенклатурата на ЗПАД “Алианц България” съдържа седемнадесет основни раздела, тридесет и осем подраздела и сто и деветнадесет анотации. Към основните раздели например са включени :

І. Ръководство

ІІ. Актюери

ІІІ. Административно-стопанска дейност

ІV. Международни програми

V. Правна дейност

VІ. Оценка на риска и ликвидация на щети

VІІ. Презастраховане

VІІІ. Финансова дейност

ІХ. Застрахователна дейност и т. н.

При извършване на архивна експертиза архивистът лесно може да открие липсващи елементи на новосъздадената архивна единица и по този начин се осигурява необходимата пълнота на архивния фонд.

По същия начин са конструирани и останалите номенклатури на “Алианц България Холдинг”. Анотациите в номенклатурите на ЗАД ”Алианц България Живот” са четиридесет и една, на “България Нет” АД – осемдесет и три, на ЗАД “Енергия” – сто и десет, или общо за холдинга – триста седемдесет и три анотации. Въз основа на тази методология поставихме началото на документалните фондове на отделните дружества. Това предполага десетилетия напред във времето потокът на документацията да се движи в правилна насока. Всеки документ ще носи съответния индекс на номенклатурата, а оттам и по-правилно ще се извършва т.нар. текуща експертиза на документалния фонд. Запазването на документите със срок П /постоянен/ ще се съхраняват в архива вечно, а останалите документи с по-малък срок на съхранение регулярно могат да бъдат унищожавани при определени условия (след финансова или данъчна ревизия и т. н.). По този начин едни от основните принципи на архивистиката за единство, цялост и пълнота на документалния фонд са спазени.

В търсене на оптималния вариант за компютъризиране на архива се спряхме на програмата Microsoft Access 2,0, която задоволява нашите изисквания за съхраняване, обработване и извличане на наличната информация. Именно благодарение на тази програма беше възможно да се обединят няколко задължителни справочника от архивистиката. Имаме предвид справочници във вид на таблична форма като Инвентарна книга, Книга за документооборота на архива, Научно-справочен апарат, Контролно-справочен апарат, Отчетна регистрация на фонда, Книга за паспортизация на документалния фонд, Спомагателен апарат към фонда, Топографски указатели и т. н.

Освен това програмата Access 2,0 дава възможност да се сортират по различни признаци архивните данни. Чрез така наречените Queri, които са спомагателни елементи на програмата и чрез които могат да се създават таблици по най-различни признаци - по име на предаващия архива, по дата, по анотация, по топографски показатели и т. н. В случая човешкият ум и памет надеждно са заменени от компютъра, който “извършва” работата на архивиста. Всяка справка, която прави архивистът, на практика е отделно Queri. Освен това справочният апарат в табличен вид се съхранява и на хартиена основа и търсенето от заинтересовани специалисти по различни проблеми става по класическия начин чрез Инвентарни описи. Програмата дава възможност за извършване на текуща експертиза чрез регулярно отписване на онези документи, чийто срок според Архивната номенклатура е вече изтекъл при условието, посочено по-горе - след проведени ревизии.

Юлияна Петрунова – Васова,

архивист в “България Нет” АД